Como ler um balanço e uma demonstração de resultados: guia para gestores

Há duas peças que qualquer gestor ou dono de empresa recebe pelo menos uma vez por ano: o balanço e a demonstração de resultados. E há um hábito quase universal de as ler por alto: uma passagem de olhos pelo resultado, uma confirmação de que correu bem ou correu mal, e as contas voltam para a gaveta. O que se perde nessa leitura apressada é precisamente o que as contas têm para dar: os sinais de aviso, as explicações e as respostas às perguntas que o banco, os sócios ou o futuro vão fazer. Este guia é para quem recebe estas peças e as quer perceber sem depender de tradução, uma necessidade que hoje atravessa cada vez mais funções fora da contabilidade.

Duas perspetivas sobre a empresa

Uma forma simples de distinguir os dois documentos é pensar no balanço como uma fotografia e na demonstração de resultados como um filme.

O balanço mostra a situação patrimonial da empresa numa determinada data: os recursos que controla, as suas obrigações e o capital próprio. A demonstração de resultados apresenta o desempenho ao longo de um período, relacionando os rendimentos e os gastos para apurar o resultado.

Assim, o balanço ajuda a responder a “qual é a situação da empresa nesta data?”, enquanto a demonstração de resultados permite perceber “que resultado gerou a atividade durante este período?”. Lidos em conjunto, oferecem uma visão mais completa do negócio.

Como ler o balanço: ativo, passivo e capital próprio

O balanço organiza a situação patrimonial da empresa em três componentes: ativo, passivo e capital próprio.

O ativo reúne os recursos controlados pela empresa, como o dinheiro disponível, os valores a receber de clientes, os inventários, os equipamentos ou as instalações. O passivo apresenta as obrigações perante terceiros, incluindo dívidas a fornecedores, financiamentos bancários e valores a pagar ao Estado. O capital próprio corresponde à diferença entre o ativo e o passivo e inclui, entre outros elementos, o capital, as reservas e os resultados acumulados.

Estes três componentes estão ligados por uma equação fundamental: Ativo = Passivo + Capital próprio

Se uma empresa apresentar um ativo de 500 mil euros e um passivo de 400 mil euros, o seu capital próprio será de 100 mil euros. Esta relação ajuda a perceber de que forma os recursos da empresa são financiados, mas não permite, por si só, concluir se a situação é positiva ou negativa.

O balanço distingue ainda elementos correntes e não correntes. De forma simplificada, os elementos correntes estão relacionados com o ciclo habitual da atividade ou com os 12 meses seguintes, como valores a receber de clientes ou dívidas a fornecedores. Os não correntes permanecem ou vencem num prazo mais longo, como determinados equipamentos ou financiamentos de longo prazo.

Comparar os recursos que poderão ser convertidos em dinheiro no curto prazo com as obrigações que terão de ser pagas no mesmo horizonte ajuda a avaliar o equilíbrio financeiro imediato da empresa.

Que informação podes retirar do balanço

Uma primeira leitura do balanço pode revelar onde estão concentrados os recursos da empresa, qual é o peso das suas obrigações e como se distribui o financiamento entre passivo e capital próprio. Também permite verificar se existem valores elevados por receber de clientes, inventários acumulados ou dívidas com vencimento próximo.

A comparação com períodos anteriores é especialmente importante. Um valor isolado oferece pouca informação; a sua evolução ajuda a perceber se as dívidas estão a aumentar, se os clientes demoram mais a pagar ou se os inventários estão a acumular-se.

Esta leitura deve, contudo, ser feita com contexto. Um passivo elevado pode estar associado a um investimento planeado ou a dificuldades financeiras. Da mesma forma, um inventário elevado pode resultar da sazonalidade da atividade ou de produtos com pouca rotação. O balanço ajuda a identificar questões que merecem análise, mas raramente fornece uma conclusão isolada.

Também importa lembrar que os valores contabilísticos não correspondem necessariamente aos valores atuais de mercado. Dependendo das regras aplicáveis, um imóvel ou equipamento pode estar registado pelo seu custo, deduzido das depreciações e de eventuais perdas de valor. Por isso, o balanço descreve a situação patrimonial segundo critérios contabilísticos, mas não constitui uma avaliação do valor comercial da empresa.

Como ler a demonstração de resultados

Uma forma simples de ler a demonstração de resultados é acompanhá-la de cima para baixo. O documento começa pelos rendimentos gerados pela atividade, como vendas e prestações de serviços, e apresenta depois os gastos associados ao funcionamento da empresa, incluindo mercadorias, pessoal, serviços externos e depreciações.

A relação entre estes valores permite observar o resultado da atividade. Depois, são considerados os rendimentos e encargos financeiros, como os juros associados a financiamentos, e o efeito dos impostos. No final encontra-se o resultado líquido do período.

Embora seja frequentemente o primeiro valor consultado, o resultado líquido não explica, sozinho, como a empresa chegou até ele. Uma empresa pode apresentar um desempenho operacional positivo, mas suportar encargos financeiros elevados. Também pode obter um resultado influenciado por acontecimentos pontuais que não deverão repetir-se.

Comparar os rendimentos, os gastos e os diferentes níveis de resultado com períodos anteriores ajuda a perceber se a atividade está a crescer e se esse crescimento está a traduzir-se numa melhoria dos resultados. As margens acrescentam outra perspetiva, ao relacionarem os resultados com o volume de vendas.

Ler os dois documentos em conjunto

O balanço e a demonstração de resultados respondem a perguntas diferentes e, por isso, devem ser analisados em conjunto.

Um resultado positivo não significa necessariamente que a empresa tenha dinheiro disponível. Parte das vendas pode ainda estar por receber, enquanto existem pagamentos a fornecedores, trabalhadores, bancos ou ao Estado. Para analisar detalhadamente as entradas e saídas de dinheiro, é necessário consultar também a demonstração dos fluxos de caixa e a informação de tesouraria.

Da mesma forma, uma empresa pode apresentar ativos e capital próprio significativos, mas estar a registar uma redução das vendas ou resultados negativos. O património acumulado mostra a posição da empresa numa determinada data, mas não garante que a atividade atual esteja a gerar bons resultados.

A demonstração de resultados mostra o desempenho ao longo de um período; o balanço apresenta a situação patrimonial numa determinada data. Juntos, permitem relacionar a atividade da empresa com os recursos que controla e as obrigações que tem de cumprir.

Erros comuns na leitura das contas

Um dos erros mais frequentes é confundir resultado com dinheiro disponível. Uma empresa pode apresentar lucro e, ainda assim, enfrentar dificuldades de tesouraria se tiver valores elevados por receber ou pagamentos próximos.

Outro erro é olhar apenas para as vendas. O aumento da faturação não representa necessariamente uma melhoria do desempenho se os gastos crescerem mais depressa ou se as margens diminuírem.

Também é importante não analisar apenas um período. A comparação com anos anteriores ajuda a identificar alterações nos rendimentos, nos gastos, nas dívidas e na estrutura patrimonial. Sem essa referência, torna-se mais difícil perceber se um valor representa uma situação pontual ou uma tendência.

Por fim, nenhuma rubrica deve ser interpretada isoladamente. Um passivo elevado pode estar relacionado com um investimento planeado, mas também pode indicar maior pressão financeira. Para compreender o seu significado, é necessário considerar os prazos, a finalidade da dívida e a capacidade da empresa para cumprir os pagamentos.

Das contas às perguntas de gestão

Ler um balanço e uma demonstração de resultados não significa retirar conclusões definitivas a partir de cada valor. Significa compreender a estrutura dos documentos, relacionar a informação e saber que perguntas colocar.

Porque aumentaram os valores a receber de clientes? Os gastos cresceram mais do que as vendas? Existem obrigações significativas no curto prazo? O resultado deste período é recorrente ou foi influenciado por uma situação pontual? São perguntas como estas que transformam os documentos contabilísticos em informação útil para a gestão.

Se geres uma PME, tens o teu próprio negócio ou trabalhas diariamente com custos, margens, orçamentos ou resultados, podes aprofundar estes conhecimentos no Curso de Contabilidade Financeira para a Gestão da Deusto Formação. A formação não te habilita a exercer como contabilista certificado, mas ajuda-te a interpretar informação contabilística e financeira e a aplicá-la nas decisões da tua atividade profissional.